PRÉPARER UN LONG VOYAGE 

PLANIFICATEUR BUDGET, ITINÉRAIRE ET ORGANISATION GÉNÉRALE

Vous avez une envie d'aventure, un projet de grand voyage ? Vous planifiez de partir pour longtemps ou bien vous préparez un Tour du Monde ?

 

Voici ma méthode pour organiser le voyage de vos rêves de A à Z, qu'il s'agisse de partir 3 semaines avec une valise ou 1 an avec votre sac à dos !

 

Commencez par définir vos destinations pour tracer un itinéraire et un planning de votre périple. Seconde étape : calculer le budget de votre voyage.

Tercio : prévoir hébergements et transports. Je vous propose des planificateurs en version excel pour un voyage sur mesure !

 

Et pour finir, vous aurez plusieurs check-list à suivre.

 

A vous de jouer.

 

Bons préparatifs les globe-trotter !

Planning, Itinéraire, Budget et Organisation d'un voyage

Article mis à jour le 17 novembre 2019

Si vous avez déjà défini itinéraire et budget de voyage, rendez-vous directement à la page Penser à tout avant le départ.  Mais si vous en êtes à l'étape zéro, voici toutes les infos clés pour lancer votre projet de voyage...

 

Vous pouvez vous rendre directement à la rubrique Tracer son itinéraire et son planning de voyage ou Calculer le budget du voyage.

Bons préparatifs !

 

1 - Choisir la destination

Vous choisirez votre (ou vos) destination(s) de voyage principalement en fonction du temps que vous pourrez partir, de vos centres d'intérêts et de votre budget. Voici quelques astuces pour commencer par décider où vous souhaitez mettre les pieds :

 

 

  • Si vous cherchez des inspirations pour un long voyage hors des sentiers battus, vous pouvez consulter les récits de mes derniers périples dans la rubrique itinéraires de voyage.

 

  • Si vous recherchez des paysages pour vous en mettre plein les yeux ou faire de belles photos, vous pouvez découvrir des centaines de lieux incontournables avec les plus beaux paysages du Monde 

 

 

 

  • Renseignez-vous sur le calendrier des festivités et des événements des Pays convoités ! C'est souvent l'occasion d'un détour... Pour cela tapez simplement "Calendrier fêtes + nom du pays" sur Google.
     

  • Si vous n'avez aucune idée du prix d'un voyage, utilisez cette page et n'hésitez pas à demander un devis pour vous faire une idée (gratuit et sans engagement) : Où partir

 

2 - Tracer un itinéraire et définir un planning

Pour un voyage longue durée, à moins que votre souhait soit d'improviser à 100% (le meilleur choix si votre temps et votre budget le permettent), voici la méthode pour construire le planning de votre petit périple avec un planificateur sur mesure à construire vous même. 

 

Il s'agit de créer un fil conducteur et surtout de récolter en amont un tas d'infos, notamment des indications tarifaires pour le budget. 

 

L'itinéraire n'est pas fait pour être respecté à la lettre, il donne juste des indicateurs, des repères, des gardes-fous. Libre à vous de changer de directions et de modifier les plans une fois sur place !

MÉTHODE POUR CONSTRUIRE UN ITINÉRAIRE DE VOYAGE AVEC UN PLANIFICATEUR EXCEL

La meilleure technique consiste à tracer en parallèle l'itinéraire sur une carte et le programme jour par jour sur un calendrier. 

 

  • Sur le planning, noter les dates clés : départ, retour, impératifs (être à une date précise à un endroit...)

 

  • Sur la carte, repérer les étapes phares de votre itinérance

 

  • Evaluer les distances et les moyens de transports entre chaque étape phare

 

  • Prendre en compte le décalage horaire dans la réalisation du parcours (pour un programme serré au jour le jour il faut planifier le repos, c'est indispensable !)

 

  • Prévoir des jours d'imprévus (votre planning doit être souple, c'est à dire vous laisser la possibilité de sauter une étape en cas de galère...)

 

  • Prendre en comptes les saisons et le climat dans les Pays traversés pour la réalisation de votre parcours (certaines routes ne sont pas praticables en saison des pluies, certains bateaux, trains, bus ne fonctionnent pas en basse saison, certaines zones sont inaccessibles pendant la mousson...). Pour reprérer les saisons des pluies en un coup d’œil, regardez le calendrier du climat dans le Monde

LE PLANNING DE VOYAGE AU JOUR LE JOUR (EXCEL)

Si votre souhait est de planifier votre projet de voyage jour par jour sur un calendrier, je vous propose un modèle de PLANNING DE VOYAGE Excel qui intègre le calcul du budget de voyage.

Vous n'avez qu'à remplir vos dates de voyages, vos étapes, transports, logements et activités jour par jour. Il vous évite d'avoir à créer une grille si vous n'êtes pas très familier avec Excel.

 

Planificateur de voyage excel
 

3 - Calculer le budget du voyage

Si vous avez défini un itinéraire sur une carte, vous avez déjà une idée bien précise des transports que vous serez amenés à emprunter. Renseignez-vous maintenant sur leur coût approximatif.

 

Si vous avez inséré des étapes à votre planning, vous devez maintenant récolter les informations tarifaires les concernant (coût des activités sur place en particulier)

Les dépenses de voyage

Vous devrez recenser les éléments pour établir les 8 budgets suivants :

 

1 - TRANSPORTS ET VISAS

 

Vols, frais de visas, trains, bus, taxi, locations de voiture, carburants...

2 - ASSURANCES

Si vous partez plus de 3 mois, vous aurez obligation de souscrire à une assurance (celle-ci).

Si vous voyagez même deux semaines seulement aux USA, en Australie, au Canada, en Suisse, au Brésil, en Nouvelle Zélande, ou autres Pays où les frais médicaux sont élevés, il vous faudra une assurance spécifique (celle-là)

3 - ÉQUIPEMENT

N'oubliez pas dans votre budget les achats de votre sac à dos, de votre blouson et de tout ce qu'il faut pour partir en voyage (aidez-vous de ma liste "accessoire de voyages", "liste pour faire son sac" ou "acheter un sac à dos de voyage")

4 - HÉBERGEMENTS

 

Vous pouvez repérer à l'avance certains logements clés sur votre parcours pour maîtriser votre budget. Sur un site de réservation type booking, cherchez l'hôtel qui vous convient en fonction de vos critères de confort et basez vous sur ce prix. Mon conseil : Prévoyez des nuits en bus ou train de nuit permet de réduire le budget de façon indolore !

5 - REPAS / BOISSONS

Du simple au quintuple en fonction des Pays bien sur. Attention à toujours vérifier si le petit déjeuner est inclus dans le prix de votre logement.

 

6 - ACTIVITÉS 

Pensez à mettre dans votre budget de voyage les droits d'entrée pour les monuments, parcs nationaux, festivités. Mais aussi le coût des activités avec guides, la location de vélo, le baptême de parapente, etc. Ou encore les dons que vous ferez aux associations locales.

 

7 - SHOPPING

Parce qu'une fois sur place on a souvent envie de rapporter des milliers de souvenirs, le budget shopping ne doit pas être négligé

 

8 -  BUDGET "IMPRÉVUS" ​

 

Toujours prévoir "du mou" en cas de pépin. Si besoin de changer un billet d'avion, de payer une amende ou des soins médicaux, etc.

Le budget "jour par jour" en fonction des Pays

Pour établir le budget approximatif des dépenses quotidiennes en fonction des destinations, vous devrez avoir une idée du coût de la vie dans le ou les Pays que vous allez visiter.

 

Il s'agit d'un budget minimum par personne pour un voyageur au profil "backpacker" ayant pour objectif de dépenser le moins possible !

Le budget se base sur 3 repas par jour (à bas prix), un hébergement économique (type auberges de jeunesse) ainsi que les transports locaux (type bus public).

 

Pour faire un calcul très rapide de votre budget, vous pouvez vous baser sur les chiffres suivants pour votre "per diem". N'oubliez pas que vous devrez rajouter les activités et les transports longue distance.

Budget de voyage : A quoi faut-il faire attention ?

Voici à quoi vous devez faire attention lorsque vous calculez votre budget de voyage :

 

  • à la saison : haute saison ou basse saison, les prix peuvent parfois tripler !
     

  • aux assurances : je le répète souvent, n'oubliez pas de les inclure dans votre budget (regardez les prix)
     

  • aux frais cachés des vols low cost (cf. paragraphe sur le budget transports plus bas)
     

  • aux pays qui demandent un traitement antipaludéen (25€ minimum la semaine de traitement)
     

  • au budget médicament, voir ma page sur la trousse de secours
     

  • aux frais de Visas de Séjours ou de Travail (30 à 200€ par Pays)
     

  • aux taxes d'aéroports (quelques euros par vol, varie en fonction des Pays de 0 à 8€)
     

  • aux frais d’entrées de certains sites culturels, religieux, manifestations
     

  • aux frais bancaires de 2 à 4% des montants quand vous payez par carte ou que vous faites un retrait. Pour les éviter, prenez une carte Revolut c'est gratuit
     

  • aux taxes de séjour (pour certains hébergements ajouter de 20 centimes à 3€ par nuit, varie en fonction du prix de la nuitée)
     

  • au budget souvenirs et cadeaux
     

  • au budget téléphonique pour les appels à l’étranger et au prix des connexions internet
     

  • au budget achat du matériel de base pour le voyage (sac, vêtements, photo, caméra...)

 

Si votre budget est très juste, vous serez tenté de tout calculer à la baisse pour vous rassurer, essayez d’être réaliste, quitte à chercher une solution de financement supplémentaire, faites le avant le départ plutôt qu’au retour !

LE BUDGET PRÉVISIONNEL DE VOYAGE (EXCEL)

Voici un exemple de budget de voyage rapide et simplifié qui vous permet de repérer chaque catégorie et ligne de dépense à prendre éventuellement en compte, selon votre programme. Ce modèle de budget rapide est disponible sur le second onglet du fichier BUDGET DE VOYAGE EXCEL proposé en téléchargement

Pour vous aider à effectuer le budget prévisionnel de votre voyage dépense par dépense, voici un modèle excel de BUDGET DE VOYAGE à remplir et personnaliser. Ce budget est également disponible en 2nd onglet du fichier "PLANIFICATEUR DE VOYAGE".

 

Remplissez toutes les cases avec vos dépenses pour prévoir le coût global de votre préiple, ainsi que le nombre de kilomètres que vous allez parcourir. Tout au long de votre préparation, utilisez ce fichier qui vous aidera à n'oublier aucune ligne de dépense !

 

Budget de voyage excel
 

4 - Organiser les transports aériens

Voici quelques astuces et conseils pour organiser et réserver vos transports.

A savoir avant d'acheter un billet d'avion

  • Comparez le prix et la durée des vols sur un comparateur de vols (j'en ai  testé plusieurs, c'est bien celui là le plus performant selon moi)

 

  • Attention aux frais cachés des vols low cost  :

 

+ 5€ de frais de réservation

+ 5€ de frais d'enregistrement

+ 5 à 15€ de fais de paiement

+ 20€ à 30€ de frais pour le bagage en soute

+ Les frais éventuels de "snacks/boissons" si rien n'est offert pendant le vol​

= Au moins 35€ de plus que le prix affiché lors des résultats de recherches

 

  • Pour un voyage itinérant, recherchez des vols multi-destinations, plus économiques que si vous achetez les vols un par un (cochez simplement "multi-destinations" au lieu de "aller-retour")

 

  • Si vous avez la possibilité, ne prenez pas un A/R qui vous oblige à partir d'un endroit et à faire demi tour pour rentrer. C'est plus sympa de faire un itinéraire d'un point A à un point B

 

  • Cherchez les tarifs sur une zone géographique sans vous limiter à une ville/un pays : Atterrir dans un pays voisin avec liaison avion/train/bus peut s’avérer économique. Par exemple pour mon voyage en Asie du Sud-Est, j'ai comparé les vols vers la Thaïlande, le Laos, le Cambdge et j'ai choisi mon point de départ en fonction du vol le moins cher. Pareil pour mon voyage en Amérique du Sud.
     

  • Sur certains sites, les frais varient en fonction de l’heure de la journée. Méfiez vous des sites comme Go Voyages et Lastminute.com qui ont ces pratiques, voici à titre indicatif la grille des frais :

  • Avant de procéder au paiement vérifier les noms, la date, les villes de départ, les aéroports (attentions aux aéroports secondaires type Beauvais - au lieu de Paris - qui demandent plus 3H de transit et 30€ de frais)

 

  • Pour ne pas vous faire avoir en cas d'annulation de votre voyage, souscrivez une bonne assurance annulation

Le moment idéal pour acheter un billet d'avion

Selon un rapport publié début 2015 par Expedia et ARC qui ont analysé plus de 5 milliards de recherches de billets d'avion, il y aurait un jour de la semaine et une heure à laquelle les tarifs sont les plus bas.

 

Ce moment magique est d'après eux le MARDI à 15 HEURES, 50 à 100 JOURS avant votre vol. Depuis, cette annonce, il se se trouve que ce créneau est à une heure où les frais de réservations sont les plus élevés pour certains sites de réservations.

 

On vous conseillera donc souvent d'acheter votre billet "by night" entre minuit et 5h du matin... 

Attention à l'IP TRACKING !

Certains sites qui vendent des billets d'avion ont une pratique illégale qui consiste à analyser vos recherches via votre identifiant internet (votre adresse IP) et à augmenter le prix du vol ou du séjour qui vous intéresse, pour vous pousser à l’acheter au plus vite et surtout plus cher ! Vous avez peut-être remarqué un jour, qu'en repérant un vol à 102€ un lundi matin, il passe à 180€ le soir venu. Voici comment éviter de vous faire avoir :

  • Connectez-vous avec votre smartphone en 4G et non à votre box WIFI !

  • Faites votre achat en navigation privée

  • Cherchez le meilleur vol chez vous et faites l'achat au bureau, chez votre voisin ou dans un lieu public qui dispose du WIFI

  • Connectez vous à un hotspot WIFI pour faire votre achat

Les indemnités en cas de vol retardé

En cas de refus d'embarquement, de retard ou d'annulation, une indemnité de 250€ à 600€ peut être obtenue.

 

Les circonstances, la durée du vol, mais aussi le pays dans lequel se situe l'aéroport de départ ou encore la nationalité de la compagnie aérienne sont autant d'éléments à prendre en compte et qui influent sur le montant de l'indemnité.

Consultez mon article : Avion en retard ou vol annulé : quelle indemnité ?

Les Pass Tour du Monde

De nombreux tourdumondistes réservent à l'avance auprès d'un seul interlocuteur tous les vols internationaux de leur Tour du Monde par le biais d'alliances aériennes.

 

Pourtant, ce genre de billets ne coûte pas moins cher que d'acheter ses vols en multi-destination et surtout ça rend le voyage rigide et les billets tours du monde ne permettent pas de visiter toutes les régions voulues.

 

Les 3 principales  alliances de compagnies aériennes de billets TDM sont :
 

 

Et voici 3 agences de voyages spécialisées en tour du monde :
 

 

En fonction de votre itinéraire et de la distance parcourue votre pass vous coûtera entre 1.300€ (version très light) et 4.000€ voire beaucoup plus si vous voyagez en business class et que vous envisagez de visiter toutes les îles du Pacifique une à une !

5 - Organiser les transports routiers

Location d'un véhicule à l'étranger

Ce que vous devez savoir avoir de louer un véhicule :

 

  • Le conducteur doit impérativement avoir une carte de paiement car la plupart du temps, seul le conducteur peut effectuer le paiement pour des questions d’assurance. Sans sa propre carte de paiement, le conducteur ne peut pas louer de voiture.  

    ATTENTION : Si le conjoint ou ami non conducteur effectue le paiement pour une réservation sur internet  mais qu’il n’a pas de permis, il risque de se voir refuser le retrait du véhicule sans remboursement (cf. conditions internet).

 

  • Pensez à la location de véhicule en "self-drive" ou "autotour" si vous n'avez jamais conduit à l'étranger et que vous souhaitez être rassuré (location d'un véhicule avec itinéraire fourni et campings/logements réservés). J'ai fait ce choix pour mon premier voyage en Afrique, en Namibie et au Botswana, j'ai adoré, nous avons voyagé avec un 4x4 roof tent (tente sur le toit) et tout était prévu par l'agence. On a la liberté tout en ayant un itinéraire à suivre et les campements réservés. Regardez des idées de road trip ici

 

  • Penser à louer un 4x4 avec tente sur le toit (roof tent) pour vos itinéraires en Afrique, aux USA, en Australie... C'est un mode de voyage qui se combine bien avec l'autotour dont je vous parle juste au dessus. Voici un exemple d'itinéraire 4x4 avec tente sur le toit

Achat et revente d'un véhicule à l'étranger

Vous pouvez opter pour l'achat et la revente d'un véhicule si vous avez pour projet de rouler pendant des mois en Australie, Amérique, Afrique, Asie, Europe... 

 

6 - Organiser les hébergements

Définissez votre standing d'hébergement

Selon les destinations, votre budget et surtout vos préférences, vous aurez le choix entre différents types de logements :

 

  • Auberge de jeunesse
     

  • Appartements / studios

    Si vous n'êtes pas encore inscrit sur AirBnb (location d’appartements entre particuliers), bénéficiez de 34€ de réduction sur votre première location en cliquant sur ce lienInscription AirBnb
     

  • Hôtels / Lodges
     

  • Chez l'habitant / Maison d’hôtes
     

  • Campings
     

  • Nuit dans le bus ou le train
     

  • Hébergement gratuit contre travail ou contre votre bonne humeur (cf. plus bas "Couchsurfing" et "Wwoofing")

Hôtels et appartements

Voici quelques conseils concernant les réservations de logements :

 

  • Comparer selon vos critères les hôtels sur les sites d’avis de voyageurs avec Tripadvisor

 

  • Certains sites de réservation d’hôtels débitent votre carte de crédit, d’autres non, il faut mieux bien lire les conditions du paiement pour éviter tout malentendu sur place. 
     

  • Consultez les offres des comparateurs de prix d'hôtels

 

  • La plupart des sites de réservation d’hôtels proposent une annulation gratuite 48H avant la date réservée, vous gardez donc la souplesse de modifier votre itinéraire en cours de route mais vous gardez une sécurité sur les dates stratégiques.

Couchsurfing, la solution des routards sociables

Voici un moyen de dormir sans payer un rond et se faire des potes sur la route au passage. Le CouchSurfing c'est un service d'hébergement temporaire, de personne à personne. 

 

​L’hospitalité, une valeur qu’on pourrait croire disparue est pourtant revenue en force grâce à la magie d’Internet. Partout dans le monde, des hôtes accueillent des voyageurs pour quelques nuits, sur un bout de canapé ou dans la chambre d’amis, pour le simple plaisir de la rencontre et de l’échange.  Un clic-clac à Buenos Aires, un futon à Berlin, ça vous tente ? Bienvenue chez les couchsurfeurs !

  

Via le site web de couschsurfing, les gens proposant ou cherchant un hébergement sont mis en relation via un service en ligne sans publicité. 

Wwoofing, la solution des travailleurs temporaires

L'idée de WWOOF est de mettre en relation des personnes désireuses de découvrir et de participer au monde agricole biologique et écologique avec des fermiers, des professionnels de cet univers.

 

WWOOF vous permet donc de dormir chez un fermier ou un particulier qui pratique l’agriculture biologique ou l’éco-construction en échange de travaux et services dans sa propriété

Échanger son appartement

Si vous envisagez de faire étape assez longtemps dans une ville et que vous possédez un logement bien placé que vous êtes prêt à louer, vous pouvez faire un échange.

Pour en savoir plus, rendez-vous sur le site du leader de l'échange d'appartement.

7 - Effectuer les démarches nécessaires

Votre projet de voyage tient la route ? Votre budget est ficelé ? Vous n'avez plus qu'à vous mettre au boulot pour réunir les éléments indispensables et boucler les démarches obligatoires (Visas, Papiers, Santé, Assurances, Banque...)

 

Rendez-vous sur la page CHECK-LIST DU DEPART A L'ETRANGER

8 - Choisir un sac à dos

Une étape clé d'un long voyage est le sac qui vous accompagnera tout au long de votre pérégrination ! Faites le bon choix car il sera garant du confort de votre voyage !

 

Rendez-vous sur la page LES MEILLEURS SAC A DOS DE VOYAGE

9 - Organiser son sac à dos

Vous y êtes presque, le voyage se prépare à grands pas. Savez-vous comment remplir et optimiser votre sac à dos de voyage ? découvrez toutes les règles d'or du backpacker !

 

Rendez-vous sur la page ORGANISER SON SAC A DOS DE VOYAGE

10 - Réunir les accessoires de voyage indispensables

Certains accessoires de voyage vous changeront la vie une fois sur la route. Pour vos bagages, vos photos, votre communication, vos loisirs, etc.

Consultez sans tarder la liste des meilleurs ACCESSOIRES DE VOYAGE de tous les temps.

11 - Remplir son sac de voyage

Dernière ligne droite avant le grand jour du départ : Il ne vous reste plus qu'à remplir vos bagages (valise ou sac à dos). Pour absolument ne rien oublier, voici la checklist pour faire son sac de voyage.

 

Rendez-vous sur la page CHECK-LIST POUR SAC DE VOYAGE

12 - Et enfin, partir et voyager sans modération !

A vous de jouer ! Bon voyage...

ACCESSOIRES UTILES POUR UN LONG VOYAGE

Si vous partez en long voyage ou en tour du Monde, voici les accessoires de voyage que je vous recommande absolument pour un gain d'organisation garanti !

Organiseur sac voyage

Des organisateurs souples de bagages

Voici de quoi compartimenter votre sac et organiser votre sac à dos ou votre valise comme un pro !

 

De fines housses de rangement pour donner une place à chaque chose et vous faire gagner beaucoup de temps. 

 

Ces sacs organiseurs seront vos meilleurs amis sur la route !

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Batterie de voyage

Une batterie de secours nomade

Si vous tenez à rester connecté, emportez dans votre sac une batterie de secours qui vous permettra de faire repartir vos appareils USB en manque d'énergie. Le minimum est d'avoir un modèle 10 000 mAh.

 

Finis les téléphones qui se déchargent sur la route !

 

Existe aussi en capacité 20 000 mAh et 3 entrées

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Pochette de voyage

Une pochette secrète de voyage

Un accessoire incontournable lorsque l'on voyage : une pochette discrète à porter sous le manteau pour garder en sécurité argent et documents importants.

 

Mettez passeports, cartes de crédits et billets d'avion à l'abri.

Sa couleur beige se fait discrète sous les vêtements.

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Adaptateur international de voyage

Un adaptateur international

Cet appareil est un accessoire qui est dans le sac de tous les voyageurs qui voyagent à l'étranger. Car chaque zone du Monde possède des prises électriques différentes.

 

C'est un adaptateur universel pour brancher vos objets 220 V (rasoirs, chargeurs, appareil photo...). Il vous permet de changer de Pays sans vous soucier des normes en matière d'électricité. 

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Trousse de toilette voyage

Une trousse de toilette de voyage

Ne partez pas sans une trousse de toilette équipée d'un crochet pour la suspendre dans les salles de bain des hôtels et éviter ainsi de la tremper !

Sa contenance est idéale pour un voyage car vous pourrez y ranger vos accessoires de salle de bain mais aussi vos produits de douche et de soins.

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Guide conversation de voyage

Un guide pour parler toutes les langues

Indispensable pour communiquer lorsque vous ne maitrisez pas la langue de votre interlocuteur.

 

Des centaines d'images pour se faire comprendre par tous en voyage ! Ludique et extrêmement pratique, je ne voyage jamais sans ce guide de conversation universelle.

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Multiprise de voyage

Un guide pour parler toutes les langues

Pour recharger simultanément vos appareils USB et ceux de votre collègue de voyage (téléphones, appareils photo, batteries externe...), c'est indispensable, léger, compact et d'excellente qualité !

Cette prise existe en 2, 3 ou 4 entrées. 

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