Comment planifier un voyage ?

Lorsque l'on organise un long voyage, on peut partir à l'improviste ou bien planifier son périple au jour le jour. La majorité des personnes qui décident de réaliser un trip itinérant, que ce soit pour découvrir un pays ou pour un tour du Monde, font un long repérage avant le départ. Ils tracent leur itinéraire en avance, estiment le budget de leur aventure de façon détaillée, évaluent les trajets, prévoient certaines activités à des dates fixes et décident de certains hôtels, expériences ou excursions en amont.

Comme le dit si bien l'écrivain Joseph Kessel "Les grands voyages ont ceci de merveilleux que leur enchantement commence avant le départ même. On ouvre les atlas, on rêve sur les cartes. On répète les noms magnifiques des villes inconnues".

En effet, je crois que l'étape des repérages et des projections fait partie intégrante de l'aventure. Se renseigner sur une destination, tracer des traits sur une carte du Monde, lire des conseils de voyageurs ou apprendre une langue étrangère, tous ces instants sont si excitants qu'il faut savoir les savourer !

Si vous ne savez pas par où commencer pour planifier votre prochaine escapade au bout du Monde, voici quelques conseils, astuces, outils et méthodes.

• Faut-il planifier les voyages ou improviser ?

• Les étapes de la planification de voyage

• Comment créer un planning de voyage sur excel ?

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Faut-il planifier les voyages ou improviser ?

Tout dépend de votre façon de voyager et de votre personnalité

Il n'existe pas de bonne et de mauvaise façon de planifier un voyage. Chacun fera en fonction de sa personnalité, de son désir de se laisser aller ou au contraire de ne rien laisser au hasard.

Planifier une aventure a pour but d'estimer le chemin qui sera parcouru, les démarches à effectuer mais aussi le budget qui sera dépensé. Si vous n'avez aucune limite de temps et de budget ou aucune exigence, il est évident que la planification sera accessoire et peut-être même inutile. Mais rares sont les personnes qui voyagent dans de telles conditions...

Certains optent pour une planification sommaire en définissant les grandes lignes et étapes clés pour laisser un maximum de place au hasard, d'autres veulent une planification ultra détaillée jour par jour.

Les personnes naturellement organisées et les voyageurs expérimentés auront plus de faciliter à ne pas perdre le fil sur la route et à garder une notion de leurs priorités, de leur temps et de leur budget restant. A l'inverse, les personnes plus désorganisées ou novices en la matière pourront se sentir dépassées par le champ des possibles une fois à l'étranger et auront alors besoin d'une trame pour se rassurer et garder leurs repères.

Tout dépend de vos contraintes

Plus le voyage sera long et plus le rythme alloué sera lent, moins le programme devra être précis car l'itinéraire sera flexible et laissera une grande place aux aléas (rencontres, empêchements, détours, opportunités...). Sur un long voyage, il peut-être cependant intéressant de disposer d'un outil de planification à mettre à jour au fil du temps. Vous pourrez ainsi vous poser régulièrement pour réfléchir aux étapes suivantes en fonction du chemin parcouru, du budget restant et de vos nouveaux objectifs.

Pour un voyage où le timing est serré et l'exigence élevée (par exemple, lorsque l'on voir un maximum de sites touristiques en une semaine à New-York), il est indispensable de se créer un emploi du temps précis qui détaillera le programme de chaque journée, les horaires de certaines activités et même, pourquoi pas, le choix des restaurants ! Le but de cette planification sera avant tout de gagner du temps une fois sur place. C'est d'ailleurs ce que font les agences de voyage pour permettre aux touristes de visiter un maximum de choses dans un minimum de temps imparti.

Les avantages de la plannification

Planifier une aventure a pour but d'estimer le chemin qui sera parcouru, les démarches à effectuer mais aussi le budget qui sera dépensé. Si vous n'avez aucune limite de temps et de budget ou aucune exigence (choses à voir et à faire sur place), il est évident que la planification est accessoire. Mais rares sont les personnes qui voyagent dans de telles conditions.

Voici les principales raisons qui justifient la planification d'un voyage :

1. Avoir des repères

Le planning de voyage pour permet de vous projeter dans votre voyage. Lorsque vous arrivez sur place, vous savez donc où vous mettez les pieds, vous appréhendez les distances et vous ne perdez pas le nord car vos objectifs, contraintes et limites auront été définis.

2. Maitriser votre budget

En planifiant à l'avance, vous pouvez vous renseigner sur le coût des transports, des hébergements, des activités, des frais de conversion. Vous pouvez ainsi définir précisément votre budget afin de ne pas vous faire surprendre sur place. Une fois à l'étranger, avec la fatigue et la perte de repères, on peut facilement faire des erreurs et payer trop cher certaines prestations ou louper de bonnes affaires par manque de préparation.

3. Réduire votre stress

Planifier un voyage à l'avance peut vous aider à éviter les surprises désagréables, comme la difficulté à trouver un hébergement disponible à la dernière minute ou les longues files d'attente pour les billets d'entrée aux attractions touristiques. Et puis, si vous avez défini votre itinéraire, vous ne serez jamais complètement perdu, même sans connexion internet.

4. Maximiser votre temps

Si vous planifiez bien votre voyage, vous pouvez maximiser votre temps en repérant les moyens de transports et horaires des sites touristiques les plus importants et en vous assurant que vous avez suffisamment de temps pour explorer chaque endroit que vous visitez.

5. Ne pas passer à côté

En voyageant à l'improviste, je suis souvent passée à côté d'évènements ou de lieux, par simple méconnaissance. J'ai alors appris trop tard l'existence de lieux que j'aurais adoré voir. Se préparer au voyage évite cela.

➜ Mais attention, planifier avec trop de rigidité est un extrême qui peut également se retourner contre vous car à trop vouloir respecter un planning, vous pourriez aussi passer à côté d'imprévus fabuleux. Je vous recommande de prévoir les grandes lignes mais de ne pas verrouiller chaque minute de votre agenda !

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Les étapes de la planification de voyage

Une fois la destination choisie, la durée de voyage fixée et le mode de voyage définis, voici comment construire votre planning de voyage.

Vous devrez rassembler toutes les informations récoltées pour constituer :

• une feuille de route (le programme jour par jour)

• une to do list (la liste des choses à faire avant de partir)

• un budget prévisionnel

➜ Pour cela, la meilleure option consiste à utiliser Excel pour réaliser votre calendrier et Google My Maps pour évaluer vos distances et créer votre itinéraire sur une carte.

Créez un planning au jour le jour

Le planning de voyage de base

Au minimum, créez une feuille Excel avec une ligne pour chaque jour de voyage. Puis, ajoutez une colonne pour :

• Le lieu

• Le programme du jour

• Les transports

• Les hébergements

• Les dépenses quotidiennes (ou une colonne pour hôtel, repas, activités, transports)

Commencez grossièrement en indiquant les points de départ et d'arrivée et en insérant les dates clés (si par exemple, vous assistez à un évènement ou que vous avez des vols internes). Vous pourrez réaliser un planning complet en utilisant simplement la formule SOMME d'Excel pour calculer votre budget de voyage sur la feuille du planning..

➜ Si vous êtes novices sur Excel, vous pouvez utiliser mes modèles de planning voyage Excel et de budget de voyage Excel

Si vous souhaitez créer votre propre trame, je vous indique ci-dessous comment créer en une seconde toutes les lignes de votre calendrier

Astuce Excel : Comment faire un calendrier

Voici un exemple de formule pour obtenir les dates d'un mois donné :

1. Dans la cellule A1, tapes "Date" qui sera le titre de la colonne

2. Dans la cellule A2, tapez la date du premier jour du voyage (par exemple, 15/09/2023 si votre voyage débute le 15 septembre 2023).

3. Dans la cellule A3, tapez la formule suivante: =A2+1

4. Sélectionnez la cellule A3 et faites glisser la poignée de remplissage vers le bas pour remplir les cellules avec les dates suivantes.

5. Vous pouvez choisir le format de la date à afficher. Je recommande le format "date longue" qui vous permet d'afficher les jours de la semaine et ainsi distinguer les dimanches qui peuvent avoir un impact sur le voyage (activités fermées, moins de transports, etc.)
   

Le planning de voyage avancé

Voici les colonnes que vous pourrez insérer dans votre planning pour en faire un outil plus complet :

• Les dépenses quotidiennes (une colonne pour repas, activités, achats, etc.)

• Les modes de transport et le détail des trajets et horaires

• Le nombre de kilomètres parcourus à chaque étape

• Les adresses des hôtels

• Le nom des compagnies de transport et des agences pour les activités

• Les commentaires divers

• Des cases à cocher pour indiquer si les étapes sont validées ou non

• Etc

➜ Vous pouvez utiliser mon modèle de planning voyage Excel et de budget de voyage Excel

Créer un itinéraire sur une carte

Pour estimer les distances entre chaque étape, le plus simple est d'utiliser Google My Maps. Google Maps se limite à 10 étapes mais avec My Maps vous pouvez créer un long itinéraire sur Google Maps.

Vous pouvez aussi utiliser les sites Omio et Bookaway pour consulter les tarifs des transports en commun.

➜ Découvrez comment créer votre itinéraire de voyage sur une carte

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