Modèles de planning de voyage, exemples et méthode (Excel)
- Philomène Martinelli
- 11 mars 2023
- 10 min de lecture
Dernière mise à jour : 17 oct.
Partir en voyage, c’est déjà commencer à rêver. Certains se lancent sac au dos, portés par le hasard, tandis que d’autres préfèrent tout anticiper : étapes, hébergements, itinéraire et budget. Quelle que soit votre approche, un bon planning de voyage reste la clé pour voyager sereinement. Il vous aide à équilibrer liberté et organisation, à prévoir sans figer, à rêver tout en restant lucide. Comme le disait Joseph Kessel, « Les grands voyages ont ceci de merveilleux que leur enchantement commence avant le départ même. » Préparer, c’est déjà voyager.
Mais planifier un voyage, c’est aussi savoir s’organiser concrètement. Avant le départ, il est essentiel de construire un plan de voyage clair et réaliste, qu’il s’agisse d’un modèle Excel à remplir ou d’une feuille de route PDF à imprimer. Ce document vous permettra de visualiser vos étapes, de calculer votre budget de voyage, d’ajuster votre itinéraire et de noter vos hébergements, transports et activités.
Dans cet article, vous trouverez des exemples de planning de voyage à télécharger, une méthode simple pour créer votre propre modèle Excel, ainsi que des conseils pratiques pour planifier efficacement votre aventure, qu’elle dure une semaine ou plusieurs mois.
Modèles de planning de voyage à télécharger
Pour vous aider à organiser vos itinéraires, j’ai conçu deux modèles de planning de voyage gratuits à télécharger : un modèle PDF imprimable et un fichier Excel interactif. Ces outils simples et efficaces vous permettront de planifier vos journées de voyage, vos hébergements, vos trajets et votre budget, le tout dans une présentation claire et lisible.
Le modèle Excel est un véritable planificateur numérique. Il calcule automatiquement vos coûts totaux (hébergements, transports, repas, activités, etc.) et synthétise toutes les informations clés : destination, dates, distance parcourue, durée du voyage et budget global. Un document précieux qui vous permet donc de suivre votre progression jour par jour et d’ajuster votre itinéraire en temps réel.
Le modèle PDF, quant à lui, est idéal pour ceux qui préfèrent écrire à la main et garder une version papier de leur feuille de route. Vous pouvez y noter chaque étape de votre périple : vos activités du matin, de l’après-midi et du soir, ainsi que vos hébergements et moyens de transport.
Il est conçu pour convenir aussi bien aux grands voyages qu’aux séjours plus courts. Ils vous aideront à structurer vos étapes et à voyager l’esprit libre.
Planning Excel de voyage (avec budget)
Plan de voyage PDF à remplir
Si vous cherchez le modèle le plus simple qui existe, pour remplir un plan de voyage à la main, voici une feuille de route PDF avec le strict minimum.
Faire un planning de voyage : les bases
Remplir un planning de voyage, c’est souvent la première étape concrète d’un projet qui prend vie. Devant la feuille vierge ou le modèle Excel, on se demande parfois par où commencer. Voici la méthode la plus simple et efficace pour structurer votre itinéraire.
1. Commencez par les grandes lignes.
Notez les dates de départ et de retour, puis les principales étapes de votre voyage : les villes ou régions que vous souhaitez visiter. Cela vous donnera une vue d’ensemble de votre parcours et vous aidera à visualiser le fil conducteur du voyage.
2. Calibrez vos durées.
Répartissez les jours entre les étapes. Essayez de garder un bon équilibre entre trajets et temps sur place. Ne sous-estimez pas les distances ni la fatigue liée aux déplacements : mieux vaut voir moins mais mieux, surtout en cas de décalage horaire ! Pensez aussi à inclure le temps de check-in/check-out des hôtels, les jours de fermeture des musées et les marges de transfert entre deux transports.
3. Insérez vos contraintes fixes.
Billets d’avion, hébergements déjà réservés, activités datées ou événements à ne pas manquer : positionnez-les dans votre planning pour structurer le reste autour.
4. Ajoutez la trame quotidienne.
Prévoyez un cadre souple : matin, après-midi, soirée. Notez les activités envisagées sans figer chaque heure. L’objectif est d’avoir une idée claire de votre rythme tout en gardant la liberté d’improviser. Ne sous-estimez pas les "temps morts" et improvisations.
5. Évaluez votre budget global.
Au fur et à mesure que vous remplissez votre planning, ajoutez les coûts estimés : transports, logements, repas, excursions. Cela vous permettra de visualiser la dépense totale et d’ajuster si besoin.
6. Laissez des espaces vides.
C’est essentiel. Ces temps “blancs” sont votre marge de manœuvre pour les imprévus, les coups de cœur ou les moments de repos. Un bon planning de voyage n’est pas une prison, c’est un cadre vivant et adaptable.
Comment créer un planning de voyage sur Excel ?
Vous souhaitez créer votre propre modèle de planning Excel, sur mesure ? Si vous avez besoin de conseils, voici quelques bases pour réaliser votre feuille de route (le programme jour par jour) avec Excel.
Excel : Créez un planning au jour le jour
Le planning de voyage de base
Au minimum, créez une feuille Excel avec une ligne pour chaque jour de voyage. Puis, ajoutez les colonnes suivantes, en fonction de la précision souhaitée :
Le lieu
Le programme du jour (réparti en trois colonnes "matin", "après-midi" et "soir" si besoin de cette précision)
Les transports
Les hébergements
Les dépenses quotidiennes (ou une colonne pour hôtel, repas, activités, transports)
Commencez grossièrement en indiquant les points de départ et d'arrivée et en insérant les dates clés connues en avance sur votre programme.
Vous pourrez réaliser un planning complet en utilisant uniquement la formule SOMME d'Excel pour calculer votre budget de voyage (ou les distances parcourues) sur la feuille du planning.
Méthode pour créer les lignes de votre calendrier
Petite règle pour les super débutants d'Excel : ne vous embêtez pas à taper à la main les dates. Entrez simplement le jour du départ au format 01/01/26 et choisissez le format Date longue dans le ruban "Accueil", onglet "Nombres".
Ensuite, appliquez cette méthode simple pour voir toutes les dates du voyage :
Dans la cellule A1, tapez "Date" qui sera le titre de la colonne
Dans la cellule A2, tapez la date du premier jour du voyage (par exemple, 15/09/2027 si votre voyage débute le 15 septembre 2027).
Dans la cellule A3, tapez la formule suivante : =A2+1
Sélectionnez la cellule A3 et faites glisser la poignée de remplissage vers le bas pour remplir les cellules avec les dates suivantes.
Le planning de voyage avancé
Voici les colonnes que vous pourrez insérer dans votre planning pour en faire un outil plus complet :
Les dépenses quotidiennes (une colonne pour repas, activités, achats, etc.)
Les modes de transport et le détail des trajets et horaires
Le nombre de kilomètres parcourus à chaque étape
Les adresses des hôtels
Le nom des compagnies de transport et des agences pour les activités
Les commentaires divers
Des cases à cocher pour indiquer si les étapes sont validées ou non
Etc
Ou sinon : faites un planning de voyage Excel avec l'I.A
Si Excel vous dépasse, vous pouvez aussi demander à votre I.A préférée (Chat GPT ou CoPilot par exemple), de vous générer votre modèle avec ce prompt :
Crée un fichier excel format .xlsx qui a pour but d'être un planning de voyage prêt à remplir
Avec les colonnes suivantes :
Date
Programme du jour
Lieu
Activité
Transports
etc (mettez toutes les colonnes dont vous avez besoin)
Avec une ligne par jour de voyage
Dates du voyage : précisez
Et voilà !
Conseils pour remplir un planning de voyage
Prévoir large
Ne prévoyez jamais plus de 70 % de vos journées. Garder du temps libre dans votre planning vous permettra de saisir les opportunités et de ne pas transformer votre voyage en course contre la montre.
Créer un itinéraire sur une carte
Pour estimer les distances entre chaque étape, le plus simple est d'utiliser Google Maps au fur et à mesure que vous remplissez votre planning
➜ À savoir : Google Map limite les itinéraires de voyages à 10 étapes. Découvrez comment créer un long itinéraire sur Google Maps.
Vérifier les transports en commun
Vérifiez toujours que vos projections sont réalistes, et que l'autocar que vous prévoyez de prendre est toujours en circulation et partira à un horaire qui conviendra à votre planning. Pour évaluer les horaires et durées des trajets locaux, vous pouvez utiliser les sites Omio et Bookaway.
Notez tout ce que vous collectez
Quand on crée un planning, on a vite fait de se perdre dans la collecte d'horaires, d'activités à voir, de réservation à prévoir. Vous pouvez noter toutes vos trouvailles dans un document Word, Excel ou une simple note.
Créer vous un dossier "favoris" dans lequel vous épinglerez toutes les pages web qui vous sont utiles pour votre programme de voyage.
Combien de temps avant le départ faut-il planifier un voyage ?
Tout dépend de la durée et de la complexité du voyage. Plus le périple est long ou lointain, plus la préparation devra commencer tôt.
Pour un tour du monde ou un voyage longue durée à l’étranger, je vous conseille de débuter la planification 6 à 12 mois à l’avance : demandes de visa, vaccins, budget, congés, assurance, itinéraire global… tout cela prend du temps.
Pour un voyage de deux à quatre semaines, commencez vos repérages 3 à 4 mois avant le départ, le temps de comparer les vols, définir vos étapes et réserver les hébergements clés.
Enfin, pour un court séjour ou un week-end prolongé, deux à trois semaines d’organisation suffisent amplement, surtout si vous utilisez un modèle de planning de voyage prêt à remplir.
Planifier tôt, c’est aussi profiter de meilleurs tarifs et d’une vision d’ensemble plus claire, tout en gardant la flexibilité nécessaire pour les ajustements de dernière minute.
Faut-il planifier les voyages ou improviser ?
Tout dépend de votre façon de voyager et de votre personnalité
Il n'existe pas de bonne et de mauvaise façon de planifier un voyage. Chacun fera en fonction de sa personnalité, de son désir de se laisser aller ou au contraire de ne rien laisser au hasard.
Planifier une aventure a pour but d'estimer le chemin qui sera parcouru, les démarches à effectuer mais aussi le budget qui sera dépensé.
Si vous n'avez aucune limite de temps et de budget ou aucune exigence, il est évident que la planification sera accessoire et peut-être même inutile.
Certains optent pour une planification sommaire en définissant les grandes lignes et étapes clés pour laisser un maximum de place au hasard, d'autres veulent une planification ultra-détaillée jour par jour.
Les personnes naturellement organisées et les voyageurs expérimentés auront plus de faciliter à ne pas perdre le fil sur la route et à garder une notion de leurs priorités, de leur temps et de leur budget restant.
À l'inverse, les personnes plus désorganisées ou novices en la matière pourront se sentir dépassées par le champ des possibles une fois à l'étranger et auront alors besoin d'une trame du voyage, un fil d'ariane pour se rassurer et garder leurs repères.
Tout dépend de vos contraintes
Plus le voyage sera long, plus le rythme alloué sera lent, moins le programme devra être précis car l'itinéraire sera flexible et laissera une grande place aux aléas (rencontres, empêchements, détours, opportunités...).
Sur un long voyage, il peut-être cependant intéressant de disposer d'un planning de voyage "grossier" à affiner au fil du temps. Vous pourrez ainsi vous poser régulièrement pour réfléchir aux étapes suivantes avec votre planning, en fonction du chemin parcouru, du budget restant et de vos nouveaux objectifs.
Pour un voyage où le timing est serré et l'exigence élevée (par exemple, lorsque l'on voir un maximum de sites touristiques en une semaine à New-York), il est indispensable de se créer un emploi du temps de voyage précis !
Il détaillera :
le programme de chaque journée
les horaires de certaines activité
la durée des transports et trajets
le choix des restaurants !
Le but de cette planification sera avant tout de gagner du temps une fois sur place. C'est d'ailleurs ce que font les agences de voyage pour permettre aux touristes de visiter un maximum de choses dans un minimum de temps imparti.
Les avantages de la plannification
Planifier une aventure a pour but d'estimer le chemin qui sera parcouru, les démarches à effectuer mais aussi le budget qui sera dépensé. Si vous n'avez aucune limite de temps et de budget ou aucune exigence (choses à voir et à faire sur place), il est évident que la planification est accessoire. Mais rares sont les personnes qui voyagent dans de telles conditions.
Voici les principales raisons qui justifient la planification d'un voyage :
Avoir des repères
Le planning de voyage pour permet de vous projeter dans votre voyage. Lorsque vous arrivez sur place, vous savez donc où vous mettez les pieds, vous appréhendez les distances et vous ne perdez pas le nord car vos objectifs, contraintes et limites auront été définis.
Maitriser votre budget
En planifiant à l'avance, vous pouvez vous renseigner sur le coût des transports, des hébergements, des activités, des frais de conversion. Vous pouvez ainsi définir précisément votre budget afin de ne pas vous faire surprendre sur place.
Une fois à l'étranger, avec la fatigue et la perte de repères, on peut facilement faire des erreurs et payer trop cher certaines prestations ou louper de bonnes affaires par manque de préparation.
Réduire votre stress
Planifier un voyage à l'avance peut vous aider à éviter les surprises désagréables, comme la difficulté à trouver un hébergement disponible à la dernière minute ou les longues files d'attente pour les billets d'entrée aux attractions touristiques. Et puis, si vous avez défini votre itinéraire, vous ne serez jamais complètement perdu, même sans connexion internet.
Maximiser votre temps
Si vous planifiez bien votre voyage, vous pouvez maximiser votre temps en repérant les moyens de transports et horaires des sites touristiques. De quoi vous assurer en amont que vous avez suffisamment de temps pour explorer chaque endroit que vous visitez.
Ne pas passer à côté
En voyageant à l'improviste, je suis souvent passée à côté d'évènements ou de lieux, par simple méconnaissance. J'ai alors appris trop tard l'existence de lieux que j'aurais adoré voir. Se préparer au voyage évite cela.
➜ Mais attention, planifier avec trop de rigidité est un extrême qui peut également se retourner contre vous car à trop vouloir respecter un planning, vous pourriez aussi passer à côté d'imprévus fabuleux.
Je vous recommande de prévoir les grandes lignes mais de ne pas verrouiller chaque minute de votre agenda !
Merci pour toutes ces infos et multiples conseils. En prévision d'un RT aux USA en 2025 j'avais déjà démarré le trajet, prévisions hotels et visites mais il me fallait un support claair et précis. Votre tableau est top, suis nulle avec Excel ou autre du même acabit. Merci encore et Bonne route à tous 🍀
votre site est juste magique, vos tableaux excel fantastique. Nous sommes pareil niveau organisation !! J'adore !! merci pour tous vos conseils